office应用技巧之表格应用

1、快速相对引用

Excel中,我们经常要用到单元格的绝对地址,也就是在行/列号前添加“$”符号。如果公式比较复杂,那么手工添加这个符号就变得相当麻烦了。其实,我们可以先输入相对地址,然后把鼠标定位在编辑栏,选中公式或者需要改成绝对地址的部分,按下“F4”键,就可以对选中内容自动进行相对地址与绝对地址的转换了。这种转换包括行/列号前全加“$”,也包括仅在行号前或列号前添加符号。

2、快速设置批注

给Excel单元格插入批注并不难,可是要想使这个批注的格式有点“个性”,那就比较麻烦了,除非你对所有的批注逐个单击右键,然后在弹出的快捷菜单中选择“设置批注格式”命令逐个进行设置。其实做起来也很简单,你只要在桌面上单击右键,在弹出的快捷菜单中选择“属性”命令,在打开的“显示属性”对话框中选择“外观”选项卡,单击“高级”按钮,打开“高级外观”对话框。在“项目”下拉列表中选择“工具提示”,现在你就可以看到:在它的右侧,你可以设置批注的背景颜色;在下方,你可以设置批注的字体颜色和大小。

3、隐藏单元格内容

选中要隐藏内容的单元格区域,右击选择“设置单元格格式”,在“数值”选项卡的“分类”列表中选择“自定义”,在“类型”输入框中输入三个半角的分号“;;;”,再切换到“保护”选项卡下,单击选中“隐藏”复选项,确定后单元格内容就被隐藏了。再单击菜单“保护/保护工作表…”,设置密码保护工作表,即可彻底隐藏单元格内容。要取消隐藏得先单击菜单“保护/撤消保护工作表”。然后再从“设置单元格格式”中选择相应数值格式,或者选中单元格区域单击菜单“编辑/清除/格式”即可恢复显示

4、快速复制公式内容

当我们在Excel工作表中修改某个单元格中的公式后,如果要将同列的其余单元格中的公式进行复制时,大多数情况下都是利用拖动填充柄的方式来进行公式复制。现在你试试在单元格右下角的小黑十字上用鼠标快速点击两下,是不是同列单元格中的所有的公式都复制好了。

5、让活动单元格向任意方向移动

在Excel中,按下回车键后,活动单元格可以向上、向左、向右移动,甚至原地不动。在“工具”菜单上,单击“选项”,再单击“编辑”选项卡,选中“按Enter键后移动”复选框,然后在“方向”框中选择移动方向,若要保留在当前单元格中原地不动则清除该复选框 。

6、快速输入公式

如果你需要在B3至B20单元格区域录入格式相同的公式,这时你可先将B3至B20单元格区域选定,然后按F2键再键入公式。公式录入后按Ctrl+Enter,这样就可以在所选择区域内所有单元格中输入同一公式。在这里你还可以选择多个不相邻的单元格区域来进行此项操作。

7、进行行列转置

当我们设计好一份Excel表格后,如果发现行和列的位置不太符合自己的要求,希望将行与列的位置进行调换。这时你可先将需要转换行列位置的单元格选定,单击工具栏上“复制”按钮,然后在复制区域之外选定粘贴区域的左上角单元格。选择“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令,选中“转置”选项,点击“确定”按钮,这样就可完成表格行列转置。

8、打印工作表的一部分

对于工作表的数据,有时候只需要打印工作表的一部分的内容,其具体实现方法为:选中要打印的单元格,通过菜单“文件/打印区域/设置打印区域”,即可把选中的区域定为需要打印的区域,在打印预览中就可以看到其打印的内容。这样可以避免打印一些不该打印的内容。

9、从Word表格文本中引入数据

可以通过“选择性粘贴”命令来实现。具体操作如下:先利用“复制”命令将Word表格文本内容添加到系统剪贴板中,然后在Excel工作表中定位到对应位置。单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令,再选择“方式”下的“文本”项,最后单击“确定”按钮即

10、快速实现整块数据的移动

可以直接采用拖动的方法。操作过程如下:首先选择要移动的数据(注意必须是连续的区域)。然后移动鼠标到边框处,当鼠标指针变成一个四个箭头标志时,按住“Shift”键的同时按下鼠标左键,拖动鼠标至要移动的目的区域(可以从鼠标指针右下方的黄色提示框中获知是否到达目标位置),放开鼠标左键即完成移动。

11、固定数据输入时的焦点

在数据输入时,每当我们按下“Enter”键后,光标就会自动跳转到下一个单元格中。因此在进行数据的反复验证中,就必须反复地来重新定位焦点

要实现上述要求并不难。输入数据前,在按住“Ctrl”键的同时单击选择该单元格。当单元格边框的边很细的时候,再开始数据的输入。这样不管按下多少次“Enter”键,光标始终都不会移动到其他单元格。如果要移动到下一单元格,可以使用方向键来完成。

12 实现以“0”开头的数字输入

要保留数字开头的“0”,其实是非常简单的。只要在输入数据前先输入一个“‘ ”(单引号),这样跟在后面的以“0”开头的数字的“0”就不会被系统自动消除。

13、 让单元格数据斜向排版

要实现这个效果并不难,因为这是系统自身提供的一种排版模式。只需要找到相应的命令按钮。方法如下:单击“工具”菜单中的“自定义”命令,在“命令”选项卡的“类别”列表中选择“格式”项,在“命令”列表中找到“顺时针斜排”和“逆时针斜排”两个命令按钮,将它们拖到工具栏的合适位置。这样只要选择需要斜排的单元格,然后执行命令按钮就可以实现数据的斜向排版。

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